آنچه در این مقاله مطالعه خواهید کرد
- مقدمه
- پیشینه مدیریت پروژه
- رویکرد پروژه محور
- در کسب و کارهای تولیدی
- در کسب و کارهای خدماتی
- در امور داخلی یک سازمان
- یک سوال
- نظرسنجی
مقدمه
مدیریت پروژه یک کلمه تخصصی مدیریتی است که از دو کلمه “مدیریت” و “پروژه” تشکیل شده است. “مدیریت” را میتوان در کارهایی چون سازمان‌دهی، برنامه‌ریزی و نظارت بر اجرا تعریف نمود. از سوی دیگر “پروژه” نیز به هرکاری گفته می‌شود که ابتدا و انتهای مشخصی دارد، برای حل مشکل و مسئله‌ای طراحی می‌شود، و یک هدف و دست‌آورد برای آن تعریف خواهد شد. زمانی می‌توانیم از رویکردهای مدیریت پروژه در سازمان یا شرکتی استفاده کنیم که از ابزارهای مدیریتی همانند برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت برای امور پروژه محور استفاده نماییم. شایان ذکر است که در تعریف مدیریت یک پروژه، باید میزان تلورانس مجاز را نیز به دقت تعریف نماییم؛ تلورانس یعنی مقدار مجاز فاصله گرفتن از استاندارهای تعریف شده در هر کار.
در استانداردهای PMBOK) Project Management Body of Knowledge) که استاندارد مدیریت پیکره دانش پروژه است، پروژه به عنوان کاری تکرارناپذیر، یکباره، دارای ابتدا و انتها و هدف مشخص تعریف شده است.
پیشینه مدیریت پروژه
مدیریت پروژه در ابتدا در کارهای علمی مورد استفاده قرار گرفته است. بدین صورت که در فضاهای دانشگاهی و پژوهشی در ابتدا یک مشکل یا مسئله‌ای مطرح می‌شود و سپس به منظور رفع آن، یک فرآیند با ابتدا و انتهای مشخص و به صورت تکرارناپذیر با یک هدف مشخص تعریف می‌شود. حال برای حرکت صحیح در مسیر نیل به هدف تعریف شده برای پروژه باید تمامی مراحلی که توسط پژوهشگران انجام می‌شوند تحت مدیریت فردی از خارج گروه یا داخل گروه باشد تا افراد از اصول و اسلوب تعریف شده برای پروژه خارج نشوند.
رویکرد پروژه محور
رویکرد پروژه محور را میتوان در تمامی انواع کسب و کارها مشاهده کرد. به همین منظور برای درک بهتر این موضوع و کاربردها و نقش‌های متفاوت مدیریت پروژه، کسب و کارها را به سه دسته تولیدی، خدماتی و امور داخلی یک سازمان (مثل مدیریت منابع انسانی و بازاریابی) تقسیم کرده‌ایم.
کسب و کارهای تولیدی
کار تولیدی از آنجایی که ابتدا و انتهای کاملا مشخص ندارد و از طرفی تکرارپذیر هستند را نمی‌توان با توجه به تعاریف عام، یک پروژه در نظر گرفت. اما با توجه به تعریف مدیریت پروژه می‌توانیم به روند تولید یک محصول به دید یک پروژه نگاه کنیم. برای درک بهتر این موضوع یک کارخانه تولید ظروف یکبار مصرف را در نظر بگیرید. روند تولید یک لیوان یکبار مصرف را در نظر بگیرید، خط تولید هر محصول یک ابتدا و یک انتها دارد و هدف آن تولید لیوان یکبار مصرف است پس از این رو می‌توانیم تولید هریک از محصولات را یک پروژه تعبیر کنیم. بنابراین اگر پروژه علاوه بر لیوان، محصولات دیگری نیز داشته باشد؛ به تعداد محصولات تولید شده در روز، پروژه خواهیم داشت. برای مثال اگر روزانه خروجی کارخانه 1500 ظرف یکبار مصرف باشد، 1500 پروژه وجود دارد که باید آن‌ها را مدیریت، برنامه ریزی، و کنترل کیفی کرد. پس به تعبیری میتوان گفت کارخانجات و کسب و کارهای تولیدی نیاز به مدیریت پروژه دارند.
کسب و کارهای خدماتی
کسب و کارهای خدماتی را میتوان به دو بخش تکرارناپذیر و تکرارپذیر تقسیم نمود.
در خدمات تکرارناپذیر مشکل یا مسئله‌ای از طرف مشتری مطرح می‌شوند. از این رو شرکت ارائه دهنده خدمت در راستای رفع آن مشکل پروژه‌ای با ابتدا و انتخای مشخص و با هدف رفع آن طراحی می‌کند. بنابراین در این دست از کسب و کارها میتوان از مدیریت پروژه استفاده نمود.
خدمات تکرارپذیر مشابه فرآیندهای تولیدی است، بدین صورت که یک خدمت به صورت عام طراحی و آماده شده است و هر مشتری که بخواهد متناسب با نیازهای او، خدمت در اختیارش قرار می‌گیرد. به عنوان مثال محصول مدیریت پروژه شرکت خدمات تجارت سرمد با نام ساتراپ یک اپلیکیشن مدیریت پروژه برای تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها است. در کارهای تولیدی عموما فرآیند تولید و قطعات و لوازمی که از آن‌ها استفاده می‌شود ثابت هستند اما در کارهای خدماتی، یک خدمت مشخص می‌تواند متناسب با نیازها و شرایط مشتری متفاوت باشد. به عنوان مثال به منظور پیاده سازی اپلیکیشن ساتراپ در یک شرکت نیاز به بومی‌سازی این خدمت متناسب با نیازهای آن شرکت وجود دارد که امر شاید موجب خارج شدن از مسیر پروژه محور بودن شود اما با توجه به تکرارناپذیر بودن فرآیند، میتوان آن را پروژه درنظر گرفت.
امور داخلی یک سازمان (مشابه منابع انسانی، بازاریابی)
کل فرآیندهای یک سازمان میتوانند از اصول مدیریت پروژه استفاده کنند. دو فرآیند در سازمان هستند که علاوه‌بر دیگر فرآیندها نیاز به توجه بیشتری در مفهوم مدیریت پروژه دارند: منابع انسانی و بازاریابی.
در مدیریت منابع انسانی با یکسری اهداف و مشکل مواجه هستیم. مشکل همیشه آن نیست که یک نقص در سامانه وجود داشته باشد، در برخی موارد حفظ وضعیت موجود در مجموعه می‌تواند خودش یک مشکل به حساب بیاید که باید در صدد رفع آن برآییم. منابع انسانی کار وابسته به اتفاقات و انسان‌ها است که در طول روز به وجود میآیند. اهداف اصلی در منابع انسانی آموزش، رشد و بهبود عملکرد نیروهای سازمان هست که نمی‌توان برای این دست پروژه‌ها ابتدا و انتها مشخص نمود و باید به صورت روزمره انجام شوند. بدین سبب برای اجرایی نمودن هرچه بهتر پروژه های منابع انسانی در سازمان‌ها، یک پروژه منابع انسانی را به صورت کلی تعریف نموده و آن را به بیشمار پروژه‌های زمان محور تقسیم می‌کنند. به این صورت که برای هر فصل یک سری اهداف درمورد میزان بازدهی، حقوق و آموزشی که کارمندان باید ببیند، تعریف می‌شوند. سپس این پروژه‌ها به پروژه‌های ماهانه شکسته می‌شوند و برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ به زیرپروژه های هفتگی و روزانه تقسیم می‌شوند. برای مثال گزارش فعالیت روزانه در یک شرکت به عنوان پروژه در سیستم ثبت شده و هرروز هریک از کارمندان زمان ورود و خروج خود را به همراه فعالیت‌های انجام داده ثبت می‌کند. همانگونه که مشاهده می‌کنید پروژه با ابتدای روز کاری شروع و با پایان آن ختم می‌شود و یک هدف گذاری مشخص دارد: اطلاعرسانی در خصوص عملکرد و بازدهی افراد به مدیریت. برای رسیدن به اهداف تعریف شده در مدیریت پروژه نیاز به آن وجود دارد تا روند اجرای پروژه تعریف شود، سپس بازده کار فرد در روز استخراج شده و با استفاده از الگوریتم‌های کنترل کیفی و مقایسه با بازدهی دیگر افراد سازمان عملکرد فرد بررسی می‌شود. باید به این نکته توجه کرد که پارامترهای مختلفی از داخل و خارج از یک سازمان میتوانند روی هملکرد یه فرد یا یک مجموعه اثرگذار باشند و توجه به این مسایل، منجر به اجرای هر چه بهتر پروژه خواهد شد.
مدیریت پروژه در امور بازاریابی کمی دشوارتر از منابع انسانی خواهد بود زیرا که این قابلیت در آن وجود ندارد که به فصل و هفته تقسیم شود. در بازایابی یک هدف برای یک تاریخ مشخص و برای رسیدن به این هدف یکسری نقاط کلیدی تعریف می‌شود.
باید به این نکته توجه نمود که بازاریابی به شخص و (تا حدودی) به شانس ارتباط دارد. امکان دارد که یک فرد به مدت یک ماه تلاش کند اما نتیجه کار خود را در دو روز پایان فعالیت خود برداشت نماید. پس از این رو دیدگاه مدیر پروژه در بازاریابی نسبت به دیگر محیط‌های کاری باید تغییر کرده و درک درستی از کم و کیف اجرایی پروژه و موانع موجود در سرراه اجرای برنامه‌ها داشته باشد. به عنوان مثال سازمان برنامه‌ریزی می‌کند که باید در هفته حداقل چهار جلسه حضوری برای بازاریابی هماهنگ و برگزار شود، اگر فرد به این چهار جلسه نرسد همیشه به این معنی نیست که عملکرد او مشکل دارد. در اینجا میتوان با رجوع به گزارش‌های ثبت شده توسط او در سامانه، میزان دسترسی به هدف را بررسی و ارزیابی نمود. از این رو ممکن است که فرد در هفته اول هیچ قراری نداشته باشد اما با توجه به روند صحیح پیشبرد کارها، در هفته دوم هشت جلسه را هماهنگ نماید. همانطور که مشاهده می‌کنید و در بالا نیز به آن اشاره شده است، مدیر پروژه باید یک تلورانس استاندارد برای سامانه خود تعریف نماید تا بتواند با توجه به شرایط موجود، عملکرد سامانه رو بررس نماید. این امر در مدیریت پروژه‌های بازاریابی بسیار اهمیت می‌یابد.
سایر اموری که در سازمان وجود دارند، ذاتا به سادگی مدیریت پروژه پذیر هستند مانند کارهای طراحی، گرافیک، تولید محتوا، ترجمه و زیرساخت‌های فیزیکی که ابتدا، انتها و هدف مشخصی دارند.
یک سوال…
حال این سوال به ذهن خطور می‌کند که آیا مدیریتی غیر از مدیریت پروژه محور وجود دارد؟
بله، به مدیریت غیر پروژه محور مدیریت فرد محور گفته می‌شود که در آن تمامی موارد در ذهن فرد که عموما رییس یا مدیرعامل سازمان است، قرار دارد و براساس اطلاعاتی که در ذهن او قرار دارد تصمیم‌گیری‌های کلان گرفته می‌شود. این ساختار با مشکلاتی مواجه است، از قبیل وابستگی به فرد و عدم صحت قضاوت‌ها که برای اداره امور اجرایی یک سازمان ضرورت دارند. به عنوان مثال اگر یک کارخانه یا و احد تولیدی به صورت فردمحور مدیریت شود، تمامی تصمیم‌ها براساس یکسری کمیت‌های غیردقیق گرفته می‌شوند. فرد تنها به میزان خرید مواد اولیه و فروش حاصله از محصولات توجه کرده و به فرآیند تولید هیچ توجهی نمی‌کند و نمی‌تواند تصمیم درست را اتخاذ نماید. تغییر در این سیستم‌‌ها سخت است زیرا که در آن مشخص نیست چه اتفاقاتی رخ داده و چه فرآیندی بر آن حاکم است که باید در مسیر تغییر سازمان تغییر یابند.
سازمان‌ها با استفاده از راهکارهای مدیریت پروژه میتوانند هزینه‌ها را کمتر، ایجاد تغییرات را ساده‌تر و ارزیابی‌‌های سازمان را منطقی‌تر کنند و وابستگی سازمان را به شخص یا اشخاص از بین ببرند. سازمان‌ها باید از طریق کاهش وابستگی‌های خود به اشخاص، به قدری چابک شوند که هیچ فردی نتواند مانع برآورده شدن نیازهای سازمان باشد و در صورت افت کیفیت کاری، به سادگی با افراد مناسب جایگزین شود. درصورتی که تمامی موارد یک سازمان در جای خود قرار داشته باشند و آن سازمان چابک و پویا باشد، میتوان پیش‌بینی نمود که آن سازمان آینده‌ای روشن و موفق خواهد داشت.
نظرسنجی
تیم مدیریت پروژه شرکت خدمات تجارت سرمد در حال طراحی، تولید و بروزرسانی سامانه مدیریت پروژه ای به نام ساتراپ است. به منظور بهبود هر چه بیشتر این سامانه، نیازمند دریافت بازخوردهای شما عزیزان هستیم. درصورت تمایل به لینک زیر رفته و در نظرسنجی خدمات این سامانه شرکت شرکت نمایید.
به منظورسهولت شما مخاطبین عزیز این مقاله در پادکستی فراهم آورده شده تا بتوایند به راحتی آن را گوش دهید